Как соблюдать новый регламент GDPR при печати?

Регламент по защите информации GDPR — официальный документ, нормативы и правила которого действуют для всех государств Евросоюза, и определяют работу предприятий и бизнес-организаций, ведущих свою трудовую деятельность в Европейском союзе и относящихся к обработке информации населения.

Нормативно-правовой документ вступил в действие в конце мая текущего года. Нарушая его постановления, можно столкнуться с серьезными административными и финансовыми последствиями. Соответственно, к защите личной информации необходимо относиться ответственно.

Нам также полезно узнать, что это за регламент и как он может быть связан со сферой деятельности типографий.

Сфера печати и регламент GDPR — ищем связь

Требования документа действуют относительно всех сегментов работы с персональной информацией, включая печать документации, имеющей такие сведения (данные личного характера, финансовые сведения, этикетки для прямой почтовой рассылки, расчетные листы, контракты и т. д.).

Работник, ответственный на предприятии за обработку информации, обязан быть уверен: вся документация, содержащая персональные сведения, напечатана согласно актуальным нормативам, а действия, обеспечивающие соблюдение таких нормативов, включают шифровку сетей, наличие винчестеров с шифрованием, учетные сведения для безопасного входа в систему печатного оборудования и печать по ПИН-коду.

Используя печатное оборудование, имеющее все указанные сейчас возможности, организация может обеспечить себе необходимую защиту от нарушений требований регламента GDPR.

Советы и рекомендации по печати согласно требованиям GDPR

1. Конфиденциальная информация может быть напечатана лишь при возникновении крайней необходимости. В ряде ситуаций (речь может идти, допустим, про производство конвертов, расчетных листов и контрактов) печать конфиденциальных сведений обязательна. И здесь необходимо обеспечить необходимую безопасность на всех МФУ, которые будут применяться для такой печати.

2. Допуск к персональным сведениям может иметь только ограниченное количество работников, имеющих соответствующее разрешение на это.

3. Печать конфиденциальных сведений выполняется по четно установленной схеме. За ходом печати и последующего использования бумаг должен следить ответственный за это сотрудник.

4. При любой степени защищенности информации, следует принимать действия, способные предотвратить потенциальную угрозу незаконного доступа к ней.

Подводим итоги

Если вы хотите вести свою трудовую деятельность в четком соответствии с GDPR регламентом, строго соблюдайте все процедуры и этапы обращения с данными, в том числе, при обработке и печати конфиденциальных личных сведений.